La posta elettronica è diventata il mezzo di comunicazione professionale più utilizzato.
Bisogna quindi iniziare a gestire la propria posta elettronica in maniera professionale, sicura e centralizzata.
Vi è una considerazione da fare! Quando parliamo di posta elettronica facciamo riferimento anche ai contatti, i calendari degli appuntamenti, alle caselle di posta condivise e a molto altro ancora.
La posta elettronica è un mezzo di comunicazione e d'interazione con la clientela e i colleghi.
La prima attività da farsi è capire cosa si vuole ottimizzare
Per poter scegliere la soluzione più adatta alle proprie esigenze, senza correre il rischio di investire risorse economiche eccessive, bisogna partire dall'analisi del metodo di gestione delle caselle mail, contatti, calendario e degli strumenti utilizzati.
Ne deriva quindi che attualmente esistono diverse tecnologia per la gestione della posta:
Pop3: Utilizzata in passato prevede di scaricare la posta da un server centrale ed averle in locale sulla propria macchina. A seconda della configurazione è possibile mantenere la posta in arrivo sul server web.
IMAP: Attualmente la più utilizzata, per la gestione della mera posta elettronica. Permette di avere la posta elettronica sincronizzata sia in locale sul pc che sul web server. Diversamente dalla pop3 questa tecnologia permette la sincronizzazione delle varie cartelle tra le quali anche la posta inviata.
MAPI (Exchange): La più utilizzata in ambito professionale permette di sincronizzare la posta elettronica e le relative cartelle (come avviene con imap) e in più mantiene sincronizzati anche i contatti ed eventuali calendari.
In tutti i casi per avere una caselle di posta di propria proprietà è necessario possedere un dominio web (es. www.citconsult.it). Un dominio non può essere acquistato "per sempre" ma si ha la possibilità di avere un proprio dominio con un costo relativamente basso.
Un'altra variabile da tenere in considerazione è come si svolge il proprio lavoro. Qualora il lavoro si svolga in mobilità le uniche soluzioni da prendere in considerazione, a parer nostro, sono MAPI ed IMAP.
Ma cosa comporta per la mia gestione della posta elettronica una sottoscrizione di Exchange Online o Office365?
Sicurezza e affidabilità
Le funzionalità avanzata sono progettate per proteggere le tue informazioni. Gli strumenti antimalware e i filtri per la posta indesiderata proteggono le cassette postali. Le funzionalità di prevenzione della perdita dei dati impediscono agli utenti di inviare per errore informazioni riservate a persone non autorizzate. Un sistema di server ridondanti a livello globale, le eccellenti funzionalità di ripristino di emergenza e un team di esperti di sicurezza dedicato al monitoraggio continuo di Exchange Online salvaguardano i tuoi dati. E con un contratto di servizio con copertura finanziaria che garantisce il 99,9% di operatività, puoi contare su un servizio di posta elettronica sempre disponibile.
Facilità di utilizzo e gestione
Ora è più facile che mai fornire agli utenti la posta elettronica aziendale di cui hanno bisogno per essere sempre produttivi. Con l'applicazione di patch automatica non c'è più bisogno di allocare tempo e risorse per la manutenzione del sistema. L'archivio sul posto consente agli utenti aziendali di conservare tutti i dati importanti in un'unica posizione, mentre l'accesso remoto permette di usare la posta elettronica, il calendario e i contatti con tutti i principali browser e praticamente con qualunque dispositivo. Infine, grazie all'integrazione con Outlook, l'esperienza con la posta elettronica sarà completa e intuitiva anche in caso di accesso offline.
Processi fondamentali per la pianificazione del trasferimento delle caselle di posta verso una soluzione Exchange
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